9月13日
小企业如何用WPS实现高效协作与成本节约
在当今竞争激烈的市场环境中，小企业在生存和发展过程…
在日常办公或学习中，很多人都在使用 WPS Office。无论是写文档、做表格，还是制作 PPT，WPS 都能轻松胜任。可问题是，你真的用对了吗？
不少用户只停留在“写字、做表格、放几张图”的基本操作上，却忽略了 WPS 里很多“隐藏功能”。这些功能不仅能帮你节省大量时间，还能让文档更专业、数据更高效、协作更顺畅。
今天，就带大家盘点 WPS十大隐藏功能，看看你是否都知道。
一、WPS十大隐藏功能全解
1. 文档对比功能——快速找出不同
很多时候，我们需要对比两个版本的文档，比如合同修改稿、论文初稿与终稿。手动翻页对比效率极低，而 WPS 早已内置 “文档对比” 功能。
- 打开 WPS 文字 → 工具栏点击【审阅】→ 选择【比较文档】。
- 系统会自动标记两份文档的差异，红色删除线代表去掉内容，蓝色高亮代表新增内容。
✅ 应用场景：论文修改、合同比对、方案迭代。
2. 批量图片转文字（OCR识别）
在日常办公中，经常会遇到扫描件、图片格式的文件。手动输入既费时又容易出错。WPS 的 OCR 功能 可以一键识别图片中的文字。
- 打开图片 → 工具栏点击【工具】→【图片转文字】。
- 支持批量转换，识别结果可导出为 Word 或 Excel。
✅ 应用场景：整理合同、课件、扫描件笔记。
3. PDF 转换与编辑
很多用户只知道 WPS 可以打开 PDF，却不知道它还能做更多：
- PDF 转 Word/Excel/PPT（保持排版不乱）。
- PDF 合并与拆分。
- PDF 加密/解密。
只需点击【PDF 工具】，即可实现这些高级操作。
✅ 应用场景：合同归档、电子书拆分、表格数据提取。
4. 长截图与文档输出图片
有些时候，我们需要把整个文档或表格内容保存为长图片，方便在社交平台、微信发送。
- 在 WPS 文字 → 点击【文件】→【输出为图片】。
- 支持导出单页、整篇、长图格式，甚至能自定义清晰度。
✅ 应用场景：简历分享、学习资料导出、工作汇报。
5. 表格批量填充与闪填功能
Excel 用户熟悉的 “闪填” 在 WPS 表格里同样有。
- 只需在一列输入一个规律值（如姓名首字母），按下【Ctrl+E】，系统会自动识别规律，填充整列。
- 批量填充还能快速生成日期、序号、公式结果。
✅ 应用场景：批量生成工号、提取姓名、格式化手机号。
6. 演示文稿录屏与旁白
制作 PPT 时，除了文字和图片，WPS 还支持 录制演讲旁白 或 直接录屏。
- 在 WPS 演示 → 点击【幻灯片放映】→【录制旁白/屏幕录制】。
- 可以生成带语音的演示视频，适合课程讲解、网络分享。
✅ 应用场景：在线授课、公司培训、远程汇报。
7. WPS云文档多人协作
很多人只用 WPS 本地文档，不知道它的 多人实时协作 功能非常强大。
- 上传文档至 WPS 云 → 邀请同事编辑。
- 支持同时输入，不同颜色标记不同成员的修改。
✅ 应用场景：团队方案撰写、远程办公、多人校对。
8. 表格数据透视表与动态图表
数据分析时，很多人只会用函数，却忽略了 WPS 表格的 数据透视表 和 动态图表。
- 插入【数据透视表】，快速汇总上千行数据。
- 制作动态图表，数据更新后图表自动刷新。
✅ 应用场景：销售报表、财务统计、市场调研。
9. 模板库与一键美化
WPS 内置了数十万套模板，涵盖简历、合同、报表、PPT演示。
- 点击【稻壳模板】→ 搜索关键词。
- PPT 还能一键美化，自动调整配色、字体、布局。
✅ 应用场景：应聘简历、企业合同、项目展示。
10. AI写作与智能助手
最新版本的 WPS 已内置 AI助手，可以帮助用户：
- 自动写摘要、生成文章大纲。
- 自动生成公式、函数。
- 快速生成 PPT 大纲。
✅ 应用场景：快速写报告、智能数据处理、提高办公效率。
二、为什么这些隐藏功能常被忽略？
- 很多人只把 WPS 当作 Word 替代品，忽略了表格、演示、PDF 的强大功能。
- 免费用户担心功能收费，实际上很多隐藏功能是完全免费的。
- 功能入口不明显，需要一定探索。
- 缺少系统学习，很多人只会用“输入文字 + 保存”。
三、使用WPS隐藏功能的好处
1. 提高效率
比如 OCR、数据透视表，可以让原本需要几小时的工作缩短到几分钟。
2. 提升文档质量
长截图、PPT一键美化，让作品更专业，提升整体观感。
3. 节省成本
无需购买额外软件，很多 PDF、录屏、排版功能都能在 WPS 里解决。
4. 更适合团队协作
云文档和多人编辑让远程办公更高效。
四、WPS隐藏功能适合哪些人？
- 学生：写论文、做课件、处理学习资料。
- 职场白领：做报表、写方案、做演示汇报。
- 自媒体人：排版文章、导出长图、快速做PPT。
- 小企业团队：成本低，协作高效，满足日常办公需求。
五、常见问题解答
1. WPS隐藏功能需要收费吗？
大部分功能是免费的，只有 PDF 转换、OCR 批量识别等部分功能需要会员。
2. 这些功能在哪能找到？
通常在【工具】、【插入】、【审阅】、【稻壳模板】等选项中。
3. 手机端WPS也能用这些功能吗？
是的，OCR、长截图、云文档、AI助手都能在手机端使用。
六、总结
很多人以为 WPS 只是“写字的软件”，但实际上它已经发展为一款全能办公套件，内置了大量 高效又实用的隐藏功能。
本文盘点的 WPS十大隐藏功能：
- 文档对比
- OCR 识别
- PDF 编辑转换
- 文档输出长图
- 表格闪填
- 演示录屏与旁白
- 云文档多人协作
- 数据透视表与动态图表
- 模板库与一键美化
- AI写作助手
如果你善于利用这些功能，不仅能让日常办公更高效，还能节省大量成本。
所以，别再只把 WPS 当作Word 替代品，赶紧去试试这些隐藏技能，相信会给你带来惊喜。
